
19
JAARVERSLAG VAN DE RAAD VAN BESTUUR
van een deelneming in UCB NV), de structuur van haar
aandeelhouderschap en de eenvoud van haar werking (geen
uitvoerend bestuurder, geen personeel en haar bestuurders
worden enkel vergoed met vaste vergoedingen).
— De vergoedingen van de bestuurders omvatten geen enkel
variabel element dat verband houdt met het resultaat of andere
prestatiecriteria. De bestuurders genieten evenmin vergoedingen
in de vorm van aandelen, een recht in aandelenopties of een
extralegaal pensioenstelsel. De afwijking op principe 7.6 van
de Code wordt gerechtvaardigd door de specifieke kenmerken
van de Vennootschap en, met name, de afwezigheid van
uitvoerende bestuurders.
— In afwijking op principe 7.9 van de Code, ontvangt de directeur
belast met het dagelijkse bestuur van de Vennootschap geen
aandelen, aandelenopties of enige andere rechten om aandelen
van de Vennootschap te verwerven.
10.3. BELANGRIJKSTE KENMERKEN VAN DE INTERNE
CONTROLE EN RISICOBEHEERSYSTEMEN
De raad van bestuur heeft een proces en een geheel van
maatregelen opgezet die er met een redelijke zekerheid moeten
voor zorgen dat de strategische doelstellingen worden bereikt
(Strategic), de bedrijfsprocessen effectief en efficiënt verlopen
(Operations), wet- en regelgeving worden nageleefd (Compliance),
en de financiële verslaggeving integer en betrouwbaar is
(Reporting). Jaarlijks beoordeelt de raad van bestuur, in zijn
hoedanigheid van auditcomité, dit intern beheersingssysteem.
Het intern beheersingssysteem is aangepast aan de beperkte
activiteiten van de Vennootschap en aan haar eenvoudige
beheersstructuur. De maatregelen van interne controle zijn
vastgelegd op grond van de relevante wettelijke bepalingen, de
principes van de toepasselijke Corporate Governance Code, de
richtlijnen van de Commissie Corporate Governance en de vijf
beheersingscomponenten zoals uitgewerkt in het internationaal
referentiekader COSO (2013).
Vijf beheersingscomponenten
Controle-
omgeving
Integriteit en ethiek; positieve houding ten opzichte van
interne controle; transparante organisatiestructuur en
duidelijke verdeling van taken en bevoegdheden
Risicoanalyse Identificatie en analyse van de risico’s die de
Vennootschap zouden kunnen hinderen in het
realiseren van haar SOCR-doelstellingen
Controle-
activiteiten
Uitwerken van controleactiviteiten (normen en
procedures) om deze risico’s te beheersen
Informatie en
communicatie
Opzetten van informatie- en communicatiesystemen
om de doelstellingen kenbaar en opvolgbaar te maken
Monitoring Bewaking en geregelde evaluatie van de genomen
maatregelen
In haar beschrijving van de maatregelen van interne controle
en risicobeheer, maakt de Vennootschap onderscheid tussen
de algemene maatregelen, de specifieke maatregelen inzake
risicobeheer en de specifieke maatregelen met betrekking tot het
proces van de opmaak van de financiële verslaggeving.
Algemene maatregelen
Integriteit en ethische waarden vormen het fundament van
de bedrijfsvoering. Ze zijn geïntegreerd in de organisatie via
normen en procedures (corporate governance, transparantie,
remuneratiebeleid, dealing code, belangenconflict,
maatschappelijke verantwoordelijkheid, genderdiversiteit, …).
De missie, de objectieven en de strategie van de Vennootschap zijn
duidelijk verwoord.
Een heldere governancestructuur, gebaseerd op de bepalingen van
het WVV en de principes van de Governance Code aangepast aan
de Vennootschap, is geïmplementeerd.
De verantwoordelijkheden zijn duidelijk afgelijnd met scheiding van
de verantwoordelijkheden van de raad van bestuur en deze van de
directeur, en duidelijke regels inzake handtekeningbevoegdheden,
bijzondere bevoegdheden en vertegenwoordiging van de
Vennootschap.
Een systeem van interne procedures zorgt voor de naleving
van de wettelijke en reglementaire bepalingen en van beste
praktijkvoorbeelden.
Er zijn veiligheidsmaatregelen genomen om de continuïteit en
betrouwbaarheid van de elektronische informatiesystemen te
garanderen.
Specifieke maatregelen inzake risicobeheer
In sectie 2 van huidig jaarverslag worden de risico’s opgesomd
waarmee de Vennootschap kan te maken hebben en wordt
uitgelegd hoe elk potentieel risico kan worden beheerd.
Specifieke maatregelen inzake het proces van de opmaak
van de financiële verslaggeving
De inhoud van de financiële verslaggeving is eenduidig vastgelegd.
Het jaarverslag omvat (i) de jaarrekening opgesteld overeenkomstig
de in België toepasselijke wettelijke en reglementaire bepalingen
(het “Belgisch boekhoudreferentiestelsel”), (ii) het jaarverslag van de
raad van bestuur, en (iii) de verklaring van de raad van bestuur over
het getrouw beeld van de jaarrekening en van de uiteenzettingen
in het jaarverslag. Het halfjaarlijks financieel verslag omvat (i) de
verkorte tussentijdse rekeningen opgesteld overeenkomstig het
Belgisch boekhoudreferentiestelsel, (ii) het tussentijds verslag van de
raad van bestuur, en (ii) de verklaring van de raad van bestuur over
het getrouw beeld van de verkorte tussentijdse rekeningen.
De boekhouding wordt gevoerd door een accountant erkend
door het ITAA. De accountant beschikt over een gedetailleerd
procedurehandboek om de permanente naleving te waarborgen
van de wettelijke en reglementaire bepalingen met betrekking tot
de boekhouding van ondernemingen (Wetboek van Economisch
Recht, Boek III, Titel 3, Hoofdstuk 2 en de er mee verband
houdende uitvoeringsbesluiten en adviezen van de Commissie voor
Boekhoudkundige Normen). De Vennootschap maakt gebruik van
het softwarepakket Exact Online. De in deze software ingegeven
cijfers worden bewaard op professionele en erkende servers. Al
de documenten die de accountant ontvangt, worden bovendien
gedigitaliseerd en bewaard op de erkende servers van een